Wir sind H+O communications Ltd., eine renommierte Kommunikationsagentur im Healthcare-Bereich, sowie healthbook, ein medizinischer Verlag mit Sitz in Zug. Unsere Expertise liegt in der Entwicklung hochwertiger Kommunikationsmassnahmen über Print- und digitale Kanäle. 

Events- & Projektmanager/in, 100%

Ihre Aufgaben:

• Sie planen, koordinieren und führen Medical Events (Advisory Boards, Symposien, Kongress-Satelliten, Investigator Meetings) von der Konzeption bis zur Nachbereitung durch.
• Sie erstellen detaillierte Projektpläne, definieren Meilensteine, überwachen Timelines und steuern Budgets mit Hilfe etablierter Projektmanagement-Methoden
• Sie koordinieren interne Teams (healthbook Team, Medical Writer, Grafik, IT) sowie externe Dienstleister und Venues und stellen eine reibungslose Kommunikation zwischen allen Stakeholdern sicher.
• Sie identifizieren Risiken frühzeitig, dokumentieren Abweichungen und erarbeiten proaktiv Lösungsszenarien.
• Sie stellen die Einhaltung von regulatorischen Anforderungen (z. B. Transparenzregelungen, Compliance-Vorgaben der Pharmaindustrie) bei allen Veranstaltungen sicher.
• Sie führen strukturierte Projektreviews und Lessons-Learned-Analysen durch und optimieren kontinuierlich interne Prozesse und Templates.
• Sie betreuen Kundenbeziehungen professionell, bereiten Meetings strukturiert vor und dokumentieren Ergebnisse und Entscheidungen nachvollziehbar.

Ihr Profil:

• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Life Sciences, Gesundheitswesen, Eventmanagement oder einem vergleichbaren Fachbereich.
• Nachgewiesene Erfahrung im Projektmanagement, vorzugsweise in der Pharma-, Biotech-, Medtech- oder Healthcare-Kommunikation.
• Sicherer Umgang mit PM-Tools wie MS Project, Jira, Asana
• Erfahrung mit Budgetplanung und -Controlling sowie mit der Erstellung und Pflege von Projektplänen und RACI-Matrizen.
• Kenntnisse in der Veranstaltungsorganisation: Vendor Management, Venue-Auswahl, Logistikkoordination, On-site Management.
• Vertrautheit mit Compliance-Anforderungen in der Pharmaindustrie (z. B. EFPIA-Kodex, Transparenzregelungen) von Vorteil.
• PM-Zertifizierung (PMP, IPMA, PRINCE2 oder vergleichbar) ist ein Plus.

Persönlichkeit & Arbeitsweise:

• Sie arbeiten ausgesprochen strukturiert, analytisch und präzise – Sie denken in Systemen und Prozessen.
• Sie behalten auch bei parallelen Projekten und vielfältigen Aufgaben stets den Überblick und setzen klare Prioritäten.
• Sie kommunizieren proaktiv, transparent und klar – intern wie extern.
• Sie sind lösungsorientiert und belastbar: Herausforderungen begegnen Sie mit Ruhe und einem klaren Plan.
• Hohe Qualitätsstandards sind für Sie selbstverständlich, nicht verhandelbar.