Checkliste für das perfekte Eventcatering

15.11.2015 - Tutorials
Planst du einen Event und bist auf der Suche nach dem passenden Caterer / Partyservice? Dann haben wir hier eine geniale Checkliste für dich: 
 
1. Event-Eckdaten klären
Damit du das richtige Catering- / Partyservice Angebot aussuchen kannst, macht es Sinn, wenn du vorweg die wichtigsten Eckdaten deines Events klärst und auf Papier bringst:
 
✔ Veranstaltungsart
✔ Region / Ort
✔ Anzahl Personen
✔ Wunschdatum 


2. Catering-Vorstellungen beschreiben
Bevor du die ersten Catering- / Partyservice Anbieter kontaktierst, solltest du dir Gedanken machen über Art und Stil der gewünschten Verpflegung:
 
✔ Verpflegungsart: Gala, Stehlunch, Apero, Fingerfood, Buffet, Verpflegungsstände,...
✔ Foodart: Schweizerisch, Regional, International, Grill,...
✔ Wertigkeit und Innovation: Einfach und innovativ, einfach und wertig, nachhaltig, hochstehend,...
✔ Umfang: Wieviele Gänge, wieviele Menüs zur Auswahl,... 


3. Budget definieren
Bestimme, wieviel das Catering, der Partyservice an deinem Event kosten darf. Definiere, was in diesen Kosten alles enthalten sein muss.
 
✔ Food
✔ Getränke (Mineral, Alkoholisch)
✔ Geschirrmiete & Reinigung
✔ Dekoration
✔ Mobiliar (Tische, Stühle, Bar, Lounges)
✔ Personal

Ps:  Am besten machst du für deine Kostenkontrolle sowohl ein «Budget pro Kopf» als auch ein «Budget total». Je nach Event ist es auch ok, wenn du festlegst, dass gewisse Kosten (z.B. für alkoholische Getränke) von den Gästen selbst berappt werden müssen.
 

4. Offerten einholen

Mit obgenannten Informationen kannst du jetzt bei verschiedenen Catering- / Partyservice Anbietern Vergleichsofferten einholen. Dabei musst du daran denken, dass bei verschiedenen Locations keine "freie" Cateringwahl möglich ist. Wenn du also deinen Event in einem Hotel, Restaurant oder einer Eventlocation mit "fixem" Catering durchführen möchtest, beschränkt sich das Einholen der Offerte auf den vorgegebenen Caterer.

Trotzdem macht es auch hier Sinn, wenn du die vorliegende Checkliste vor einer Kontakt-Aufnahme mit der Location für dich klärst. Deine Catering-Wünsche haben nämlich unter Umständen auch Einfluss auf die Auswahl der Location.
 
✔ Empfohlene Anzahl Vergleichsofferten: 3
✔ Geeignete Catering Anbieter entweder hier auf eventlokale.ch selbst suchen,
✔ oder gemütlich zurücklehnen und von eventlokale.ch kostenlos für dich suchen lassen (hier)
✔ Beim Offerten-Vergleich sicherstellen, dass die aufgeführten Leistungen übereinstimmen 

Ps: Wenn du bezüglich Budget noch unsicher bist, genügt es auch, wenn du dir Gedanken machst, in welchem Segment sich das Catering befinden sollte: einfach & günstig / klassisch & gut / edel & luxuriös. In den erhaltenen Offerten siehst du dann die Preisvorstellungen der Catering- / Partyservice Anbieter und kannst diese miteinander vergleichen.
 

5. Referenzen / Testessen
Wenn du für deinen Event einen oder mehrere Catering- / Partyservice Favoriten gefunden hast, frage ihn/sie nach Referenzen. So kannst du bisherige Kunden kontaktieren und sie fragen, wie sie die Performance des Catering- / Partyservice Anbieters erlebt haben.Unter Umständen kann auch ein Test-Essen Sinn machen, damit du am «eigenen Leib» testen kannst, ob die in der Offerte angebotene Leistung deinen Vorstellungen entspricht. Beim Test-Essen ist es allerdings meistens so, dass dies mit Kosten verbunden ist. 


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