​Excel, mein bester Freund: Geständnis einer Event-Managerin

22.08.2015 - Tutorials, Eventmanagement
Listen zu verfassen ist nicht jedermanns Lieblingsbeschäftigung. Für die Eventmanagerin jedoch ist die Liste ein organisatorisches Hilfsmittel der Superlative. Ob man will oder nicht – ohne Listen zu arbeiten: undenkbar.

Steht ein Anlass an, darf sich die Eventmanagerin meistens um mehrere Bereiche gleichzeitig kümmern: Inhalt, Programmablauf, Kommunikation, Infrastruktur, Location, Technik, Catering, Personal, um nur einige davon zu nennen. Und sie muss natürlich in allen Bereichen den totalen Überblick behalten: Was, wann, wer, wie, wo? Antworten dazu müssen wie aus der Pistole geschossen kommen.

Ohne Listen die Kontrolle zu behalten, könnte da wahrlich herausfordernd werden. Tja, das Eventmanager-Leben ist bedeutend einfacher, wenn man diese Dinger mag. Nun gut, eigentlich kommt man als Eventmanagerin, auch wenn man Listen blöd findet, kaum drum herum, sie dennoch einzusetzen.

So ist es in jedem Fall sinnvoll, zu jedem Teilbereich eine übersichtliche, detaillierte Tabelle zu erstellen. Diese beinhaltet alle offenen Pendenzen, chronologisch sortiert, inklusive Zuständigkeiten (wer macht was) und Deadlines. Zeile für Zeile, Spalte für Spalte – zuweilen sind es so viele, dass Tabellenanfang und -ende längst nicht mehr auf dem Bildschirmausschnitt ersichtlich sind.

Und das ist noch nicht alles: Nach dem Erstellen müssen die Dokumente kontinuierlich aktualisiert und auf den neusten Stand gebracht werden. Stündlich, täglich, wöchentlich – wann immer in einem Bereich etwas erledigt, ergänzt oder angepasst wird.

Kein Zuckerschlecken.

Das bedeutet viel Konzentration und Arbeit. Es hat auch niemand gesagt, dass man es als Eventmanagerin leicht hat. Und trotzdem macht es Spass. Besonders dann, wenn du am langersehnten Anlass vor Ort bist: Nur du, die Ruhe selbst, wunderbar vorbereitet. Du und deine Listen.

Diese geben dir Sicherheit und das Gefühl, die Fäden in der Hand zu haben. Du weisst, wo es langgeht und ziehst die Strippen, dort wo es nötig ist. Das ist dein Verdienst, welcher dich nach einem erfolgreichen, professionell organisierten Anlass happy macht. Liste sei Dank.

Also, spring über deinen Schatten und mach auch du Excel zu deinem besten Freund. Du wirst merken, Excel meint es gut mit dir. Wenn du achtsam und fleissig bleibst.

Ein Beitrag von Barbara Gosteli, Eventmanagerin, Jungunternehmerin & Autorin (Website)


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