Der perfekte Event

05.02.2016 - People, Tutorials,
Erica Woehrle, Sie haben einen grossen Teil Ihres Berufslebens im Event- und Kommunikationsbereich verbracht, erzählen Sie uns ein wenig über Ihre Anfänge.
Erica Woehrle: Ursprünglich habe ich eine kaufmännische Ausbildung gemacht, gross geworden bin ich in der Migros. Gottlieb Duttweiler war mein Onkel, so war der Einstieg in die Migros Organisation relativ naheliegend. Ich habe schon immer gern geschrieben und so bin ich in meiner Arbeit nach und nach in den Kommunikations-Bereich gerutscht. PR im heutigen Sinn hat es damals noch nicht gegeben, trotzdem konnte ich mir über die Zeit mit Weiterbildungen und Kursen einen Knowhow Rucksack zulegen, der mich durch mein weiteres Berufsleben begleitet hat.
 
Zunächst kam dann aber noch eine längere Babypause.
Das ist richtig. Als meine Tochter zur Welt kam, war ich 15 Jahre lang nicht mehr berufstätig.
Nun ist es ja nicht so, dass man verblödet, wenn man einige Zeit vom Arbeitsmarkt weg ist. Man lernt ja auch in dieser Zeit ständig dazu. Mit der Zeit erhielt ich dann durch einen Kollegen die Möglichkeit, halbtags wieder im Kommunikationsbereich einzusteigen. Mein neuer Arbeitgeber war der Bankverein, als Aufgabengebiet wurde mir der Bereich Sponsoring zugeteilt.
 
Was waren das für Projekte, die Sie im Bereich Sponsoring betreut haben?
Mein erstes Projekt war der CSI in Zürich. Wir entschieden uns, als Bankverein Hauptsponsor zu werden und so haben wir aktiv beim Aufbau des Events mitgeholfen. Die ersten Ausgaben des CSI fanden ja noch auf der offenen Rennbahn statt. Am Anfang hatte der Event kaum Publikum. Da aber das Schweizer Fernsehen eine Übertragung plante, mussten wir dafür sorgen, dass die Zuschauertribünen einigermassen gut besetzt waren. So haben wir Eintritts- und Bratwurstgutscheine in der Nachbarschaft verteilt, damit wir die Ränge einigermassen füllen konnten.
Mit der Zeit konnte ich mich innerhalb des Bankvereins weiterbewegen, so dass ich schlussendlich für den gesamten Corporate Communications Bereich zuständig war.
 
Danach haben Sie den Schritt in die Selbständigkeit gewagt.
Kommunikation innerhalb eines grösseren Firmenkonstrukts zu verantworten, war für mich schon immer ein Spannungsfeld. Im Bankverein waren wir als Communications-Abteilung relativ weit weg vom Banking und so hatte ich bisweilen Mühe, die Vermittlerrolle zwischen Kunden und Bank wahrzunehmen, die ich mir eigentlich zur Aufgabe gemacht hatte.
Mit der eigenen Firma und zusammen mit meinem Geschäftspartner Adriano Pirola konnte ich von nun an meine Überzeugungen und Werte im Kommunikations- und Eventbereich noch viel ungeteilter ausleben.
 
Wie würden Sie Ihre Werte beschreiben, welche Faktoren sind für die erfolgreiche Realisierung von Events am wichtigsten?
Zuoberst steht für mich Ehrlichkeit. Wenn ich will, dass die Eventgäste auch nächstes Jahr wieder kommen und wenn es mir ein Anliegen ist, dass die Sponsoren auch nach 20 Jahren noch dabei sind, muss meine Kommunikation jederzeit ehrlich sein. Das bedeutet, dass ich gegenüber Gästen und Sponsoren nichts verspreche, was ich dann nicht einhalten kann. Sonst kommen sie nämlich einmal, werden enttäuscht und tauchen danach nie wieder auf.
 
Spannend. Gibt es weitere Werte die Ihnen wichtig sind?
Matchentscheidend für einen gelungenen Event ist, dass wir als Macher die Gäste und auch die Sponsoren ernst nehmen. Wenn wir ihnen einfach das Geld abknöpfen, sie danach aber links liegen lassen, werden sie den Event in negativer Erinnerung behalten.
Als Eventmacher dürfen wir unsere Kunden nie aus den Augen verlieren. Zu unserem Job gehört, dafür zu sorgen, dass sich die Gäste vom ersten Augenblick an angenommen, willkommen und wohl fühlen. Um das zu erreichen, müssen wir unsere Gäste kennen, sich in sie hineinversetzen und alles geben, dass sie gut aufgehoben sind.
 
Wie wichtig ist die Organisation im Vorfeld?
Für einen gelungenen Event ist eine perfekte Organisation im Vorfeld das absolute A und O.
Der Event muss für uns gelaufen sein, wenn die Gäste ankommen. Nur wenn alles 100% perfekt geplant ist, kann ich mich, wenn der Event anläuft, voll auf den Gast konzentrieren.  Es ist meine Aufgabe als Eventverantwortliche, zu spüren und zu merken, wenn es jemandem nicht wohl ist. Sobald ich irgendwelche organisatorischen Dinge im Hinterkopf habe, geht mir dieses Sensorium verloren.
 
Gut, aber 100% ige Perfektion kommt ja in der Realität nie vor...
Nun kommen Sie mir nicht mit 90%. Ein Event muss im Vorfeld absolut perfekt organisiert sein. Wenn Sie nur bei 90% sind und die Gäste treffen ein, sind sie zu 10% absorbiert und verpassen die einmalige Gelegenheit, den Besuchern beim Eintreffen ein herzliches Willkommen-sein zu garantieren.
 
Das alles setzt ja ein relativ anspruchsvolles Persönlichkeitsprofil voraus für Eventorganisatoren?
Als Eventorganisator müssen Sie Dienstleister sein und zwar von innen heraus. Meiner Meinung nach vergessen das viele Leute. Wenn Sie einen Event durchführen, muss ihr oberstes und innigstes Ziel sein, dass die Gäste gut aufgehoben sind. Wenn dies nicht der Fall ist, ist es kein Event, sondern ein Anlass. Wenn ich das Wort Event in den Mund nehme, dann muss es für den Kunden ein Erlebnis sein.
Als Gast muss ich vom ersten Moment an und den ganzen Event hindurch spüren, dass ich willkommen bin und dass die Gastgeber den Plausch daran haben, dass ich da bin. Das ist eine Haltungsfrage und eine Kernaufgabe für die Eventmacher, ihre Mitarbeiter so zu prägen, dass sie diese Haltung ebenfalls annehmen.
 
Täuscht der Eindruck, oder ist das Eventmanagement eine Domäne, die eher in Frauenhand liegt?
Ich glaube, dass Frauen überdurchschnittlich gut sind in Eventmanagement. Viele Frauen sind von Natur aus gut organisiert und sie sind häufig auch etwas emotionaler als Männer. Und genau diese Symbiose von Organisation und Emotion kann zu sehr schönen Ergebnissen führen.
 
Vor zweieinhalb Jahren haben Sie Ihre operative Tätigkeit bei Woehrle-Pirola aufgegeben, sind quasi «in Rente gegangen» und konzentrieren sich seither auf Ihr Verwaltungsratsmandat und einzelne Projekte. Im Gespräch mit Ihnen spürt man aber, dass Ihr Herz immer noch voll Leidenschaft für Events und Kommunikation schlägt.
Eventmanagement ist und bleibt aus meiner Sicht der tollste Beruf der Welt. Zwar erfordern Events viel Herzblut und Engagement, aber der Kontakt zu den Gästen, Kunden und Machern ist etwas, was mich auch heute noch begeistert. Hier weniger als auch schon im Einsatz zu stehen, fällt mir nicht immer ganz leicht.
 
Erica Woehrle ist Gründerin und Mitinhaberin der Kommunikations- und Eventagentur WOEHRLE PIROLA mit Sitz in Zürich und St. Moritz. Vor 2 ½  Jahren hat sich die 71 jährige Kommunikations- und Eventexpertin aus dem operativen Geschäft zurückgezogen und konzentriert sich seither auf ihr Verwaltungsratsmandat, einige Einzelprojekte und ihr Enkelkind. www.woehrlepirola.ch.


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